PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

       I.            Pendahuluan

Dalam dunia nyata yang kita hadapi saat ini, keorganisasian sangatlah diperlukan dalam memanage sebuah perusahaan atau instansi, baik itu besar, maupun kecil. Dikarenakan dalam sebuah lembaga pasti memiliki anggota yang bekerja didalamnya. Maka dari itu sistem pengorganisasian harus ditata dengan rapi dan sesistematis mungkin. Dikarenakan semakin baik sistem yang dibuat maka semakin baik pula pelaksanaan suatu organisasi.

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Setiap orang mempunyai keterbatasan, baik keterbatasan waktu, kemampuan dan perhatian. Seorang pemimpin karena keterbatasan yang dimiliki, mengakibatkan pembatasan terhadap banyaknya tugas dan bawahan yang dapat diawasi.

Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi dan aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan heararki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya.

Setiap anggota dalam sebuah organisasi pasti mempunyai keterbatasan, baik dalam melaksanakan tugas dan pengawasan. Jadi sangatlah penting dalam sebuah organisasi untuk mengatur dan membagi tugas masing-masing dan bergerak sesuai medan dan tugas yang diberikan. Dalam maklah ini akan dipaparkan hal pokok tentang organisasi, baik dari pengertian, pembagian, struktur, dan rentang dalam sebuah organisasi. Semoga bermanfaat. Amin

    II.            Pembahasan

1.         Pengertian pengorganisasian

Kata organisasi berasal dari istilah Yunani “Organos”, dan istilah Latin “Organum” yang dapat berarti: alat, bagian, anggota atau badan.

Dalam literatur terkini, arti organisasi beraneka warna, tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan melihatnya. Sungguhpun demikian perbedaan arti tersebut dapat kita golongkan ke dalam salah satu dari pendapat mengenai organisasi tersebut di bawah ini.

James D. Mooney, mengatakan, “Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”, sedang Chester I. Barnard memberi pengertian organisasi sebagai suatu system daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.[1]

Bila dibandingkan kedua pendapat tersebut, sebenarnya tidak ada perbedaan yang hakiki, karena James D. Mooney melihat organisasi itu sebagai suatu “badan” di mana terdapat perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama; sedang Chester I. Barnard melihat organisasi itu merupakan suatu “susunan skematis” di mana tergambar “system daripada aktivitas kerjasama”. Dengan kata lain, masing-masing mereka melihat organisasi itu dari suatu segi.[2]

Tanpa mendefinisikan apa organisasi, beberapa penulis mengemukakan bahwa ada tiga ciri dari suatu organisasi yaitu:[3]

1.      Adanya sekelompok orang-orang,

2.      Antar hubungan terjadi dalam suatu kerjasama yang harmonis,

3.      Kerjasama didasarkan atas hak, kewajiban atau tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Dengan ketiga ciri yang dikemukakan, jelas apa yang dapat dimasukkan kedalam pengertian organisasi dan apa yang tidak dapat dimasukkan ke dalamnya.

Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu dapat didefinisikan sebagai berikut:

1.      Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu.

2.      Organisasi dalam arti bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai sesuatu tujuan.[4]

2.         Pembagian kerja

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian kerja, ditetapkan sekaligus susunan organisasi (struktur organisasi),  tugas dan fungsi-fungsi masing-masing unit dalam organisasi.

Dalam mengadakan pembagian kerja, ada beberapa dasar yang dapat dipakai pedoman yaitu:

1.      Pembagian kerja atas dasar wilayah atau territorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapat dalam kabupaten tersebut.

2.      Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan, truk, jeep dan lain sebagainya.

3.      Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen kedapatan bagian-bagian yang melayani: pemerintah, kontraktor, masyarakat, umum dan lain sebagainya, atau pada sebuah sakit terdapat bagia-bagian: penyakit kulit, penyakit dalam, penyakit paru-paru, penyakit mata, penyakit THT dan lain sebagainya.

4.      Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian-bagian: pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran , pengundangan dan lainsebagainya, atau pada suatu perguruan tinggi terdapat bagian-bagian: peng-agen-an, peng-arsip-an dan ekspedisi.

5.      Pembagian kerja atas dasar waktu, sehingga terdapat bagian waktu pagi, siang dan malam.

Pembagian kerja bukan saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi pula dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tetap pada jabatan yang tepat dan pula dalam rangka mempermudah pengawasan oleh atasan.

Oleh karena itu dalam pembagian kerja dalam suatu organisasi ada baiknya antara lain dipedomani hal-hal sebagai berikut:[5]

a)      Jumlah unit organisasi diusahakan sedikit mungkin sesuai dengan kebutuhan.

b)      Sesuatu unit organisasi harus mempunyai fungsi batal dan berkaitan satu sama lain.

c)      Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bila unit-unit yang telah ada tidak tepat lagi menampung kegiatan-kegiatan baru tersebut, baik karena beban kerja maupun karena hubungan kegiatan yang sangat berbeda.

d)     Secara garis besarnya dalam suatu organisasi dibedakan sesuai dengan aktivitas yang dilakukannya

3.         Struktur organisasi

Stoner dan wankell (1986: 243) membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan (organizational structure can defined as the arrangement and interrelationship of the component parts and positions of a company).

Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi dan aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan heararki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Srtuktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi mempertahankan kedatangan dan kepergian individu serta untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan.[6]

Mintzberg (1983: 304) mengemukakan bahwa setiap organisasi memiliki lima bagian dasar sebagai berikut.

a.      The operating core

Para karyawan yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produksi dan jasa.

b.      The strategic opex

Manajer puncak yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi yang bersangkutan.

c.       The middle line

Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex.

d.      The technostructure

Para analis yang memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standardisasi tertentu dalam organisasi.

e.       The support staff

Orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi.

4.         Departemensasi (Pengelompokan Pekerjaan)

Setiap orang mempunyai keterbatasan, baik keterbatasan waktu, kemampuan dan perhatian. Seorang pemimpin karena keterbatasan yang dimiliki, mengakibatkan pembatasan terhadap banyaknya tugas dan bawahan yang dapat diawasi. Akibat dari keterbatasan ini mengharuskan untuk mengadakan pengelompokan tugas dan pekerjaan atau keharusan mengadakan departementasi.

Manfaat departementasi yang efektif :[7]

·         Membentuk koordinasi

·         Mempercepat pengawasan

·         Memberi manfaat-manfaat dari perincian

·         mengurangi biaya

·         Memberikan penilaian pada hubungan-hubungan manusia.

Adapun dasar mengadakan departementasi itu berbeda-beda bagi setiap usaha, tergantung dari jenis usaha yang ada yaitu:[8]

-          Atas dasar jumlah orang. Departementasi semacam ini terlihat dikalangan militer dimana sejumlah orang tertentu dijadikan satu kelompok, misalnya regu, kompi, dll.

-          Atas dasar fungsi. Dengan cara ini pengelompokan kegiatan disesuaikan dengan fungsi-fungsi yang ada. Seperti diketahui bahwa kegiatan perusahaan adalah menciptakan barang atau jasa sehingga fungsi yang ada terdiri dari fungsi produksi, penjualan dan pembiayaan.

-          Atas dasar territorial atau wilayah, yaitu dengan membagi-bagi kegiatan berdasarkan geografis, sehingga kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu daerah tertentu dijadikan menjadi satu kesatuan yang dikepalai oleh seorang pemimpin, yang sering disebut pimpinan cabang seperti perusahan asuransi.

-          Atas dasar produksi, terjadi apabila kegiatan dibagi atas dasar produksi yang dihasilkan, artinya semua aktivitas yang berhubungan langsung dengan satu produksi digolongkan menjadi satu bagian yang diawasi oleh seorang atasan.

-          Atas dasar langganan. Jenis ini terdapat pada perusahaan-perusahaan yang menjual berjenis-jenis produksi, sehingga perlu diadakan penggolongan bagian sesuai dengan kepentingan yang berbeda dari konsumen.

-          Atas dasar proses produksi, artinya departementasi diadakan sesuai dengan urut-urutan kerja yang ada. Hal seperti ini banyak terdapat pada industry tekstil dimana terdapat bagian pemintalan, pemberi warna, dan sebagainya.

Pembagian Departementasi

1)      Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Semua individu-individu yangmelaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti personalia penjualan,akuntansi, programmer, dan sebagainya. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umumdan bentuk dasar departementasi.[9]

2)      Departementasi Devisional

Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atauoportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisiotomotif, divisi internasional, divisi keuangan.[10] Dengan membagi divisi-divisi atas dasar  produk, wilayah, langganan, dan proses, atau peralatan.

5.         Rentang menagemen

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

Rentang manajemen diperlukan dalam sebuah organisasi, hal itu di karenakan adanya:[11]

a.      Keterbatasan waktu,

b.     Keterbatasan pengetahuan.

c.      Katerbatasan kemampuan.

d.     Keterbatasan perhatian

Jumlah Rentang Yang Ideal

Rentang manajemen yang ideal diperlukan untuk mendapatkan hasil yang maksimum dari adanya rentang manajemen. Mengenai jumlah rentang manajemen yang ideal, para ahli berbeda-beda pendapat. Berikut beberapa pendapat dari para ahli mengenai rentang manajemen yang tepat menurut mereka:  [12]

a.         Menurut Henri Fayol

Jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan, sedang setiap kepala pengawas (superintendent) dapat mengawasi hanya 3 atau4 pengawas produksi.

b.         Menurut V.A. Graicunas (Konsultan dan ahli Matematika Perancis)

Dalam memilih suatu rentangan, menajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan tiga karyawan seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan dengan tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua karyawan, dan dengan kelompok yang terdiri dari ketiganya.

Pendekatan Graicunas:

R = N    ( 2^N  + N – 1)

              2

Keterangan:

R = Jumlah Hubungan

n = jumlah bawahan

c.         Menurut Lyndall F. Urwick

Tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan secara langsung kerja lebih dari lima, atau paling banyak enam bawahan.

d.        Menurut Jendral Ian Hamilton

Otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang efektif dalam penanganan dari tiga sampai enam otak manusia lainnya.

Meskipun begitu jumlah rentang menejemen yang mutlak ideal sulit ditentukan, karena hal ini tergantung pada banyak variabel, seperti besarnya organisasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkat manajemen dan sifat-sifat pekerjaan lainnya. Karena itu para penulis hanya dapat menemukan rentang yang optimal untuk situasi khusus melalui penentuan batasan rentangan bagi organisasi pada Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen:[13]

a.       Kesamaan fungsi-fungsi. Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

b.      Kedekatan geografis. Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.

c.       Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan. Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

d.      Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan. Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

e.       Perencanaan yang dibutuhkan manajer. Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

f.       Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas. Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

 III.            KESIMPULAN

organisasi itu dapat didefinisikan sebagai berikut:

1.      Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu.

2.      Organisasi dalam arti bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai sesuatu tujuan.

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan mutlak. Dengan pembagian kerja, ditetapkan sekaligus susunan organisasi (struktur organisasi),  tugas dan fungsi-fungsi masing-masing unit dalam organisasi. Pembagian kerja bukan saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi pula dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tetap pada jabatan yang tepat dan pula dalam rangka mempermudah pengawasan oleh atasan.

Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi dan aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan heararki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Setiap orang mempunyai keterbatasan, baik keterbatasan waktu, kemampuan dan perhatian. Seorang pemimpin karena keterbatasan yang dimiliki, mengakibatkan pembatasan terhadap banyaknya tugas dan bawahan yang dapat diawasi. Akibat dari keterbatasan ini mengharuskan untuk mengadakan pengelompokan tugas dan pekerjaan atau keharusan mengadakan departementasi.

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani, 2003, Manajemen, (Yogyakarta:BPFE), cet.ke18.

Hasibuan, Malayu S.P., 2007, Manajemen, Dasar, Pengertian dan masalah. .Jakarta: Bumi Aksara. Cet:VI.

http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html diakses pada tanggal 15 April pukul 22.50

http://billygeorge.multiply.com/journal/item/9 diakses pada tanggal 15 April pukul 22.30

Manullang, M., 1981, Dasar-dasar Manajemen, Jakarta: GHALIA INDONESIA

Siswanto, H.B. , 2011,  Pengantar Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara

Sutarto, 1980, Pokok-pokok Ilmu Organisasi, BPA, Akademi Administrasi Negara, Yogyakarta.

Terry, George R. dan Leslie W. Rue, 2000, Dasar-Dasar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara), cet. ke-7

---

[1] M. Manullang, Dasar-dasar Manajemen, Jakarta: GHALIA INDONESIA, 1981, hlm. 67

[2]Ibid, hlm. 68

[3]Ibid, hlm. 68

[4]Drs. Sutarto berkesimpulan bahwa ada tiga macam pendapat tentang pengertian organisasi, yaitu: (1) kumpulan orang; (2) proses pembagian kerja dan (3) system kerjasama. Lihat: Drs. Sutarto, Pokok-pokok Ilmu Organisasi, BPA, Akademi Administrasi Negara, Yogyakarta, 1980.

[5]Ibid, hlm. 74

[6] H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara, 2011, hlm. 85

[7] George R. Terry dan Leslie W. Rue, Dasar-Dasar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara), cet. ke-7, 2000,hlm. 100-101.

[8] Ibid, hal 93-95

[9] T. Hani Handoko,  Manajemen, (Yogyakarta:BPFE), cet.ke-18, 2003, hlm.177

[10] http://billygeorge.multiply.com/journal/item/9

[11] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen, Dasar, Pengertian dan masalah. .Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Cet:VI, hal: 133

[12] http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html diakses pada tanggal 15 April pukul 22.50

[13] Ibid